Su departamento de cuentas a pagar hace algo m谩s que pagar las facturas. Un proceso de cuentas por pagar s贸lido mantiene las luces encendidas y todos los sistemas en funcionamiento en su empresa de construcci贸n en crecimiento, y lo hace procesando con rapidez y precisi贸n grandes cantidades de datos en todo tipo de formatos.
Es mucho pedir para un peque帽o grupo de personas, muchas de las cuales tienen otras responsabilidades laborales. La automatizaci贸n de las cuentas a pagar permite actuar de forma m谩s r谩pida, barata y precisa para que el dinero de su empresa fluya sin problemas.
La automatizaci贸n de las cuentas a pagar es el proceso de digitalizar primero las facturas en papel y, a continuaci贸n, poner todas las facturas en un formato est谩ndar para que puedan pasar por un proceso de flujo de trabajo est谩ndar hasta que finalmente se paguen y se registren en un sistema contable.
La automatizaci贸n ofrece claras ventajas sobre el procesamiento manual de las cuentas a pagar, como una mayor precisi贸n, un tratamiento sistematizado de los n煤meros y unos resultados m谩s r谩pidos. A continuaci贸n analizaremos algunas de las principales ventajas de automatizar el proceso de cuentas a pagar de su empresa.
Controle sus cifras
Para cualquier empresa es esencial llevar un registro meticuloso de las entradas y salidas de dinero. En primer lugar, su capacidad para funcionar como empresa requiere un control s贸lido del dinero que debe y que otros le deben. Unas cifras concretas y precisas educan para tomar buenas decisiones, de modo que su empresa pueda seguir siendo viable desde el punto de vista financiero.
A continuaci贸n, unos registros financieros s贸lidos son esenciales para mantener el cumplimiento y prepararse para las auditor铆as. Un seguimiento claro de la actividad de cada factura puede marcar la diferencia entre una auditor铆a satisfactoria y otra que cause un sufrimiento incalculable al propietario de la empresa y al personal de cuentas por pagar.
Los sistemas automatizados de cuentas a pagar proporcionan un registro fiable de todas las acciones realizadas en una factura, de modo que el cumplimiento y la supervisi贸n se integran en las actividades cotidianas.
Adem谩s, los registros estandarizados y detallados permiten mejorar el an谩lisis de las operaciones empresariales , de modo que los propietarios de las empresas pueden ver d贸nde est谩n los d茅ficits y hacer cambios en la formaci贸n, la tecnolog铆a o la configuraci贸n que pueden mejorar la calidad del trabajo y el resultado final.
Mantener relaciones s贸lidas con los proveedores
La gesti贸n de los suministros es un reto constante para el sector de la construcci贸n: no s贸lo los precios fluct煤an, sino que los tiempos de espera pueden retrasar los proyectos y generar a煤n m谩s costes.
En este clima, las empresas de la construcci贸n deben mantenerse vigilantes en sus relaciones con los proveedores. Una buena relaci贸n con un proveedor puede ser 煤til para compartir ideas y resolver problemas, y ahorrar tiempo y dinero en los pedidos de materiales.
驴C贸mo mantener contentos a los proveedores? Pagar las facturas con rapidez contribuye en gran medida a ello. La automatizaci贸n de las cuentas a pagar reduce los errores y acelera el proceso de pago para liquidar antes las facturas, lo que puede engrasar las ruedas con sus proveedores de materiales importantes. Algunos proveedores ofrecen incluso descuentos por pronto pago que pueden aumentar a煤n m谩s la relaci贸n coste-beneficio de la automatizaci贸n de los pagos.
Reduzca su carga de trabajo AP
La automatizaci贸n de las cuentas a pagar ahorra tiempo y dinero a su empresa al reducir en gran medida los procesos manuales necesarios para pagar cada una de sus facturas. Un proceso t铆pico de introducci贸n manual de datos es el siguiente:
- Se crea una orden de compra
- Recepci贸n de mercanc铆as
- Las facturas llegan de diferentes empresas y en todos los formatos, papel o digital.
- El personal de AP introduce los datos de cada factura en un sistema contable com煤n
- Se compara la exactitud de las 贸rdenes de compra, las facturas y los recibos.
- Cada factura pasa por un proceso de aprobaci贸n para su pago
- El pago se realiza mediante cheques en papel
- Se almacenan los registros de la transacci贸n, listos para una auditor铆a
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Los estudios sugieren que a algunas empresas les cuesta hasta cada factura que llega a su negocio.
Si se compara con las empresas con procesos de alto rendimiento que cuestan poco m谩s de 2 d贸lares por factura, resulta obvio lo r谩pido que las mejoras en el sistema de cuentas a pagar pueden ahorrar cantidades significativas de dinero.
SA国际传媒 agiliza el proceso de pago de las empresas de construcci贸n. Con la herramienta de automatizaci贸n de pagos, puede obtener la aprobaci贸n de pago de sus facturas por parte de los gestores de proyectos con s贸lo unos clics; olv铆dese de imprimir y buscar una firma en papel. Tras el proceso de aprobaci贸n, los pagos de las facturas se realizan autom谩ticamente y se marcan como pagados en su sistema contable.
La automatizaci贸n de los pagos reduce la intervenci贸n humana en cada factura, lo que ahorra horas de trabajo que podr铆an traducirse en una reducci贸n de los costes.
Reducir los errores de cuentas por pagar y los pagos dobles
Reducir al m铆nimo la intervenci贸n humana en el proceso de cuentas por pagar ahorra tiempo y dinero y elimina la posibilidad de errores en la introducci贸n manual de datos. Las facturas en papel tienden a perderse en la confusi贸n, la introducci贸n manual de datos suele dar lugar a errores y no siempre se detecta la doble introducci贸n de facturas en el sistema.
Automatizar el proceso disminuye el n煤mero de errores, ahorr谩ndole tiempo y problemas para solucionarlos.
El software de automatizaci贸n de AP de SA国际传媒le permite importar facturas desde su software de contabilidad y conciliar autom谩ticamente las facturas una vez pagadas.
La automatizaci贸n de AP es el futuro
Es dif铆cil exagerar el papel que desempe帽a su sistema de cuentas por pagar en su empresa de construcci贸n. Sin una mejor visibilidad de lo que debe y a qui茅n, estar谩 tomando decisiones a ciegas y arriesgando importantes relaciones comerciales.
La automatizaci贸n de los pagos sistematiza el sistema AP para obtener cifras coherentes independientemente de c贸mo sea su proyecto actual.
Las innovaciones tecnol贸gicas proporcionan a las empresas de construcci贸n las herramientas necesarias para reducir los procesos manuales repetitivos, reducir los errores en la introducci贸n manual de datos y permitir que el personal emplee su tiempo de forma m谩s inteligente. 驴Est谩 preparado para proporcionar a su departamento de contabilidad las herramientas que necesita para reducir los errores en la introducci贸n manual de datos y hacer m谩s cosas? Empiece hoy mismo con SA国际传媒 .
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